Titelbeschrijving

Documentnummer
Het documentnummer is een unieke code voor het betreffende document en kan dus slechts één maal voorko­men. Dit documentnummer kan maximaal 12 tekens lang zijn en mag letters en cijfers bevatten.


 Tp 

Gebruik ‘voorloopnullen’ bijvoorbeeld 00126
De sortering van het titelbeschrijvingbestand op documentnummer is  alfabetisch, d.w.z. dat de documenten met de docu­mentnum­mers 001 - 1 - 10 - 11 - 2 - 200 - 30 op deze manier worden gerangschikt (alfabetische ordening is dus niet gelijk aan numerieke ordening). Bij het gebruik van documentnummers is het verstandig hiermee rekening te houden. Het is aan te bevelen om voor alle documentnummers dezelfde lengte te gebruiken, bijvoorbeeld 01000, 01001, 01002 of A1000, A1001, B1000 enzovoort.

Kies het documentnummer ook niet te lang. Hoe meer posities u gebruikt, hoe breder de barcode wordt (zie ook toelichting bij het veld barcode hieronder).

Het documentnummer kan op twee manieren worden ingevuld: handmatig of automatisch.


Automatische documentnummering
Wij adviseren u om het documentnummer automatisch door Aura te laten invullen. U heeft er dan geen omkijken naar en hoeft niet bij te houden welk nummer het laatst is gebruikt.

Als u kiest voor automatische documentnummering kunt u alleen een aaneengesloten cijferreeks als documentnummer gebruiken, dus geen letters of andere tekens. Wilt u toch letters in het documentnummer opnemen, zodat u in het documentnummer een bepaalde codering kunt opnemen, dan kan Aura het nummer natuurlijk niet automatisch genereren en moet u het documentnummer handmatig invullen.

Zie ‘Voorkeursinstellingen Tabblad Algemeen’ om de automatische documentnummering in te schakelen.


Handmatig
U vult het documentnummer zelf in. Als u letters invult, gebruik dan altijd hoofdletters.

Als u geen gebruik maakt van de automatische documentnummering dan is het niet mogelijk om:

  • De optie Dupliceren te gebruiken, waarmee u een complete titelbeschrijving kunt kopiëren.
  • Kunt u geen titelgegevens downloaden via NBD | Biblion of Jongbloed


Sleutel
Het documentnummer is ‘de sleutel’ tot alle gegevens die eraan zijn gekoppeld. Het spreekt dan ook voor zich dat het documentnummer een ‘verplicht veld’ is dat moet worden ingevuld.

Het documentnummer kan achteraf niet meer worden gewijzigd.


Auteur*
U kunt één of meerdere auteurs in dit veld invullen. In het zoekscherm kan op alle auteursnamen (of delen daarvan) worden gezocht.


Tp
Het verdient aanbeveling de naam van de auteur met de achternaam te beginnen, en daarna pas de initialen toe te voegen, bijvoorbeeld: ‘Vliet, A.J. van der’. Het auteurs­veld wordt dan automatisch in de juiste alfabetische volgorde (op achternaam) gesorteerd.

U kunt hier maximaal 75 tekens gebruiken.


Titel
De titel bestaat uit twee velden: een klein veld voor een eventueel lidwoord en een groot veld voor de rest van de titel en eventuele onder- of paralleltitel(s).

Door het lidwoord in een apart veld in te voeren kunnen de titels in een literatuurlijst netjes alfabetisch worden gesorteerd.

De titel kan maximaal 225 karakters bevatten. U kunt op alle titel­woor­den (en delen daarvan) zoeken.

Aan het einde van de regel wordt een volgend woord automatisch naar de volgende regel verplaatst. Het is dan ook niet de bedoeling om woorden af te korten. Doet u dit toch dan vindt het zoekprogramma het afgekorte woord niet terug.

U kunt in de titel ook één of meer URLs opnemen en zo verwijzen naar een websites. De gebruiker kan de link aanklikken en wordt meteen doorgeschakeld naar de betreffende internetpagina.

Het titelveld is een ‘verplicht veld’ en moet worden ingevuld.


Tp
Bij het invoeren van een titel wordt softwarematig een controle uitgevoerd of de titel, of een deel, al in de catalogus aanwezig is.

Zie: Controle op dubbele titels: titelveldvalidatie


Categorie*
Met behulp van dit veld kunnen de documenten in de catalogus in verschillende categorieën/rubrieken worden ingedeeld.

Het categorieveld is een ‘verplicht veld’. Als u niets invult in dit veld, vult Aura het automatisch met '****': een 'Niet nader omschreven' categorie.

Aan het veld categorie kunnen allerlei ‘Uitleencriteria’ worden gekoppeld (zie ‘Uitleencriteria’). Daarnaast worden ook de uitleenstatistieken per categorie ingedeeld. Het verdient dus aanbeveling om even stil te staan bij de indeling van uw collectie in categorieën.

De code voor een categorie kan maximaal 4 tekens lang zijn.


Tp
Veel bibliotheken kiezen ervoor om de categorie-indeling te laten corresponderen met de kastindeling. Bijvoorbeeld naar onderwerp (Nederlands, Frans, geschiedenis, biologie, etc.).


Tp
Aan het veld Categorie kunt u een icoontje koppelen dat zichtbaar is in Aura Online Zoeken (zie ‘Nieuwe termen aan de keuzelijst toevoegen’).


Genre

Vul het Genre in waartoe de titel behoort (voor fictie). Aan het veld Genre kunt u een icoontje koppelen dat zichtbaar is in Aura Online Zoeken (zie  ‘Nieuwe termen aan de keuzelijst toevoegen’).


Landcode*

Dit veld hoort bij het volgende veld ‘Sisocode’. U kunt hier de geografische aanduiding die vooraf gaat aan de Sisocode invullen.

Aan het veld Landcode kunt u een icoontje koppelen dat zichtbaar is in Aura Online Zoeken (zie ‘Nieuwe termen aan de keuzelijst toevoegen’).

Sisocode*

De Sisocode is een classificatiecode, die veel in Openbare Bibliotheken wordt gebruikt. De Sisocode is tevens een plaatsaanduiding en u vindt de code dan ook vaak terug op het rugetiket. Bijvoorbeeld: 570.1.

In dit veld kan een willekeurige combinatie van maximaal 20 letters en cijfers worden ingevoerd. U kunt natuurlijk ook uw eigen classificatiecode gebruiken.


Niveau*

In dit veld kan een niveauaanduiding worden ingevuld. Bijvoorbeeld voor scholen: 'Bovenbouw', 'Onderbouw', 'VWO', 'Havo', etc.

Aan het veld Niveau kunt u een icoontje koppelen dat zichtbaar is in Aura Online Zoeken (zie ‘Nieuwe termen aan de keuzelijst toevoegen’).


Materiaal*

Vul hier het materiaaltype in (bijvoorbeeld boek, video, cassette, rapport, etc.).
Aan het veld Materiaal kunnen allerlei ‘Uitleencriteria’ worden gekoppeld (zie ‘Uitleencriteria’).

Aan het veld Materiaal kunt u een icoontje koppelen dat zichtbaar is in Aura Online Zoeken (zie ‘Nieuwe termen aan de keuzelijst toevoegen’).


Oorspronkelijke druk

Vul hier het jaar in, waarin de uitgave voor het eerst is verschenen. Niet te verwarren met het veld ‘Jaar van uitgave’ (zie hieronder).

Niet zichtbaar in OPC

Hier kunt u aangeven dat de titel niet mag worden getoond in Aura Online Zoeken.