Keuzelijsten

Tijdens het werken met Aura Online kunt u  op strategische punten zogenaamde keuzelijsten op het scherm opvragen. Door het gebruik van keuzelijsten wordt de invoer van termen (bijvoorbeeld trefwoorden of auteursnamen) gestandaardiseerd. Tijdens het invullen van de invoerschermen kunt u steeds gebruikmaken van deze keuzelijsten.

De Aura Catalogus kent keuzelijsten voor trefwoorden, auteursnamen, uitgevers, serietitels, landcodes, sisocodes, categorieën, media, genres, niveauaanduidingen, vestigingen en locaties.

Daarnaast worden verschillende overzichten in Aura Online ook in keuzelijsten gepresenteerd. Bijvoorbeeld een overzicht van alle ingevoerde titels; alle uitgeleende materialen; alle reserveringen; uitleeninformatie van één bepaalde leerling, etc.


Het werken met keuzelijsten biedt verschillende voordelen:


Tijdsbesparing
Namen van auteurs, uitgevers, trefwoorden, serietitels, etc. hoeven slechts één maal in Aura te worden ingevoerd. Daarna kunnen ze uit de keuzelijst worden gekozen en is dus één druk op de knop voldoende om de naam van de auteur of het trefwoord in te vullen.


Wijzigen door hele catalogus
Veranderingen die in de keuzelijsten worden aangebracht worden automatisch doorgevoerd bij alle betrokken documenten. Zo kunt u in één handeling tientallen documenten tegelijk wijzigen (zie ‘Beheer van de keuzelijsten’).


Minder fouten
Doordat de termen worden gestandaardiseerd, maakt u minder typefouten. Dit voorkomt informatieverlies (een verkeerd gespelde naam wordt immers niet meer teruggevonden).


Gebruikersvriendelijk
Het gebruik van keuzelijsten werkt plezierig. U zoekt de gewenste term snel op door enkele letters in te toetsen (zie figuur 3-2).


Alle eigenschappen op een rijtje    

Navigatie        

De keuzelijsten kunt u openen door te klikken op de knop naast het invoerveld. Als de cursor al in het invoerveld staat kunt u de keuzelijst ook openen door te drukken op functietoets <F2>.

Binnen de keuzelijsten kunt u gebruikmaken van de volgende toetsen/knoppen:

Crsr-Omhoog/Omlaag        scroll 1 regel (= record) omhoog/omlaag
Crsr-Links/Rechts        scroll 1 kolom naar links/rechts
Klik op een record        selecteer het record waarop u klikt
Klik op de knop OK        kies het geselecteerde record
Klik op de knop Annuleren        verlaat de keuzelijst

In een aantal keuzelijsten vindt u een kolom ‘Gebruikt’. Dit getal geeft het aantal documenten (titels of exemplaren) weer waarin de term voorkomt.

De werking van de keuzelijsten wordt geïllustreerd aan de hand van de keuzelijst zoals u die vindt bij Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Uitleningen:

Figuur 3-1: Keuzelijst Uitleningen gesorteerd op Klas.

Kolom vergroten of verkleinen

Plaats de cursor op de scheidslijn tussen twee kolommen (in de bovenste regel, waar de kolomhoofdjes staan) en sleep de scheidslijn naar rechts of links.

Kolom verplaatsen

Plaats de cursor in de kolom die u wilt verplaatsen (in de bovenste regel, waar de kolomhoofdjes staan)  houdt de linker muisknop ingedrukt en sleep de kolom naar de gewenste plek.

Kolomkiezer

Met de knop Kolomkiezer rechts onderin kunt u kolommen aan de tabel toevoegen:

  • Klik op de knop Kolomkiezer
  • Sleep een veld uit de lijst naar de regel met de kolomhoofdjes van de tabel
  • Laat het veld los tussen de twee kolommen waar u het wilt plaatsen
  • Andersom kan ook: een kolom die u niet nodig heeft sleept u terug naar de
    lijst van de kolomkiezer.
  • Sluit de kolomkiezer door rechtsboven op het kruisje te klikken.

Lay-out opslaan

De nieuwe indeling kunt u opslaan door te klikken op de knop Lay-out Opslaan. Dit is nu gekoppeld aan uw inlognaam. Iedere gebruiker kan dus zijn eigen indeling opslaan.

Let op: als er een zoekopdracht, filter, groepering of sortering actief is, op het moment dat u de lay-out opslaat, dan worden deze ook opgeslagen!

Sorteren

Klik op het kolomhoofd van de kolom waarop u wilt sorteren. Door nogmaals te klikken wordt de sortering omgedraaid. In bovenstaand voorbeeld is gesorteerd op Klas. U ziet dat aan het zwarte pijltje in het kolomhoofd van de kolom Klas. Nóg een keer klikken levert een sortering in omgekeerde volgorde (van Z naar A).

Vindt u een bepaalde sortering handig? Klik dan op de knop Lay-out opslaan en in het vervolg wordt de tabel in de door u gewenste volgorde.

Twee kolommen sorteren

Bijvoorbeeld u wilt het overzicht sorteren op klas en binnen de klas sorteren op naam. Klik op het kolomhoofd van de kolom Klas, en klik vervolgens op het kolomhoofd van de kolom Naam terwijl u de Shifttoets ingedrukt houdt. Eventueel kunt u zo ook nog meer subsorteringen maken.

Zoekfunctie

Als u wilt zoeken op de titel ‘Mythen en sagen’ klikt u in het witte vak onder het kolomhoofd titel en tikt u de eerste paar letters van de titel in:

Figuur 3-2: Keuzelijst Uitleningen met filter op begin van de Titel.


Aura laat nu de titels in het Uitleenbestand zien die met ‘my’ beginnen. Het is overigens niet nodig om eerst op titel te sorteren. Zoals u ziet staat het zwarte pijltje nog steeds bij Auteur.

Indien nodig kunt u ook nog bij meer kolommen zoekfuncties invullen.

Bij het zoeken wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters.

Groeperen

Met de functie groeperen kunt u de inhoud van de keuzelijst groeperen op een van de kolommen. Bijvoorbeeld het Uitleenbestand groeperen op Klas:

  • Klik op het kolomhoofd van de kolom Klas en sleep deze naar de balk erboven en laat het daar los
  • Aura sorteert de tabel op Klas en groepeert records van dezelfde klas in één regel.
  • Klik op een van de + tekens om de regel ‘uit te klappen’
    Aura laat nu de records zien die bij deze Klas horen
  • Soms kan het handig zijn om de groepering nog verder door te voeren: sleep dan gewoon nog een kolom naar de bovenste balk.
  • Door de kolom klas weer terug te slepen naar zijn oorspronkelijke plek, wordt de groepering ongedaan gemaakt.

Door de tabel te groeperen wordt deze overzichtelijker en kunt u de gegevens makkelijker raadplegen.

Figuur 3-4: Keuzelijst Uitleningen met Groepering op Klas.

Maak filter

Met de filter optie kunt u geavanceerde filters op de keuzelijst maken. Over het algemeen zal het voldoende zijn om de keuzelijst te sorteren (eventueel met subsorteringen) en filters op een of meer velden (zie hier boven).

  • Klik op de knop Filter
  • Aura laat een pop-up zien, waarmee u het filter kunt definiëren.
  • Klik eerst op het  icoontje.
    U ziet onderstaand scherm.

Figuur 3-5: Het ‘Maak filter’ scherm.

  • Klik op Naam en kies het veld waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld Uitleendatum.
  • Klik op Is gelijk aan en kies de voorwaarde waaraan uw filter moet voldoen, bijvoorbeeld is groter of gelijk aan.
  • Klik op <Leeg>en vul het criterium in waaraan uw filter moet voldoen, bijvoorbeeld 6-4-2011.
  • Herhaal de laatste vier stappen en maak het tweede filter (Materiaal is gelijk aan Boek) zoals in onderstaande figuur.
  • Klik op de knop OK.

In de keuzelijst van Uitleningen worden nu alleen de records getoond die voldoen aan uw filter.

Figuur 3-5: Het ‘Maak filter’ scherm, na invullen van twee criteria.

Exporteren naar pdf en Excel

De inhoud van een keuzelijst kunt u exporteren naar een pdf- of Excelbestand. De indeling, sortering en selectie die u op dat moment op het scherm heeft wordt geëxporteerd. U kunt de keuzelijst dus precies naar wens opmaken en exporteren.