Vragen bij het versturen van rappelbrieven

Welk e-mailadres?

De rappel e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld bij Lenersbeheer en naar het e-mailadres dat de lener heeft ingevuld in zijn account van Mijn AuraSpace. Zijn beide adressen exact gelijk, dan ontvangt met de rappelmail slechts 1 keer.


T  p

Wij raden aan om leerlingen bij het maken van een account voor Mijn Aura Space en Aura Library app hun privé-mailadres te laten gebruiken.

Op die manier ontvangt met de mail zowel op het schoolmailadres (vanuit lenersbeheer) als privé.


Als er bij Lenersbeheer geen e-mailadres is ingevuld wordt er geen  rappel e-mail verstuurd. Dus ook niet naar het mailadres in Mijn Aura Space.

Bij Lenersbeheer kunt u een extra e-mailadres invullen. Ook is het mogelijk om via CSV import een extra e-mailadres te importeren. Per rappel kunt u aangeven of er een CC naar een tweede e-mailadres moet (voor scholen is dat meestal het e-mailadres van de ouders). Het is NIET mogelijk om alleen een mail naar het extra adres te sturen. Minimaal wordt de rappel altijd naar het hoofd-e-mailadres gestuurd (de leerling). 


Niet alle leners hebben een e-mailadres, wat nu?

Als niet alle leners een e-mailadres hebben dan kunt u de andere leners toch per e-mail rappelleren:

  1. Rappelleer leners per e-mail op de gebruikelijke manier, zie ‘Rappel verzenden’.
  2. Sluit de actie af met ‘Definitief bijwerken’
  3. De leners zonder e-mailadres hebben nu nog geen brief/mail gehad. Deze leners kunt u nu rappelleren door de rappelactie nogmaals uit te voeren en te kiezen voor Rappelbrief afdrukken (i.p.v. Rappelbrief per e-mail), zie ‘Rappel verzenden’.

Rappelbrieven inzien

Wilt u zien welke brieven u heeft verstuurd?

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Rappelbrieven 
  2. Klik in de laatste kolom op het pdf-icoontje om de rappelbrief te openen.

U ziet hier ook welk type brief is verstuurd en wanneer.

Wat betekent de inhoud van het veld Rappel?

In het Uitleenbestand (kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Uitleningen) en in het Rappelbrievenbestand (kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Rappelbrieven) en in de UitleenInfo van de lener ziet u of de lener voor een bepaald boek een rappelbrief heeft gehad:

In de kolom Rappeldatum ziet u op welke datum de brief is verstuurd.
In de kolom Rappel ziet u welk type brief is verstuurd.

Deze gegevens worden vastgelegd op het moment dat u bij het rappelleren kiest voor Definitief bijwerken (zie ‘Rappelleren : rappelbrieven versturen’).


Rappel = 0:        Er is geen rappelbrief verstuurd
Rappel = 1:        Rappelbrief 1 is verstuurd
Rappel = 2:        Rappelbrief 2 is verstuurd
Rappel = 3:        Rappelbrief 3 is verstuurd*
Rappel = A:        Rappelbrief Alle te late materiaal is verstuurd
Rappel = F:        Rappelbrief Openstaande boete/kosten is verstuurd
Rappel = I:        Rappelbrief Alle uitgeleende materiaal is verstuurd
Rappel = L:        Rappelbrief Laatste Rappel is verstuurd**
Rappel = P:        Rappelbrief Bijna te laat is verstuurd

*Als u bij Voorkeursinstellingen heeft ingesteld dat u Rappelbrief 3 wilt blijven versturen dan blijft de inhoud van het veld Rappel toch 3, ook als de lener al meer brieven heeft gehad via Rappelbrief 3.

** Rappel L wordt alleen verstuurd aan leners die minimaal rappelbrief 3 hebben gehad.

Bij Raadplegen – Uitleningen wordt de Laatste Rappel aangegeven met 9.