Overgangsfase: Rappelleren via e-mail
Zoals u wellicht heeft gelezen is Aura Software recent overgestapt naar een nieuwe mailprovider.
Om rappel-e-mails weer betrouwbaar te kunnen versturen via Aura en te zorgen voor een maximale afleverbetrouwbaarheid, moet het verzenden via het nieuwe verzenddomein geleidelijk worden opgebouwd.
Daarom is het belangrijk dat bij het versturen van grote aantallen e-mails (zoals bij rappelleren vaak het geval is),
uw ICT-afdeling het verzenddomein 'mail.auralibrary.nl' heeft gewhitelist.
Als dit niet mogelijk is, is het belangrijk dat ontvangers het e-mailadres noreply@mail.auralibrary.nl markeren als veilig en eventuele berichten in hun spamfolder als geen spam aanduiden. We adviseren gebruikers dit e-mailadres toevoegen aan hun adresboek om te voorkomen dat berichten worden gemist.
Rappelleren in versie 8.252 of hoger
Indien u gebruikmaakt van versie 8.252 of hoger (dit kunt u zien als u inlogt in Aura Online Beheer), kunt u weer rappelleren via e-mail.
Let wel: er geldt een verzendlimiet van maximaal 100 e-mails per 30 minuten.
Deze limiet geldt niet wanneer u gebruikmaakt van:
* Office365 (met OAuth 2.0)
* Een eigen ingestelde mailserver
* Fysiek afdrukken van rappels
**⚠️ Belangrijke mededeling voor een veilige start met mail.auralibrary.nl**
Als 'mail.auralibrary.nl' (nog) niet is gewhitelist door uw ICT-afdeling, is het van groot belang om het verzenden van e-mails geleidelijk op te bouwen bij het starten met ons mailsysteem.
Volg onderstaand schema strikt:
* Dag 1 t/m 3: Verstuur maximaal 1 sessie van maximaal 100 e-mails
* Dag 4 t/m 6: Verstuur maximaal 2 sessies van maximaal 100 e-mails, verspreid over de dag (bijvoorbeeld om 0900 uur en 1500 uur)
* Dag 7 t/m 9: Verstuur maximaal 3 sessies van maximaal 100 e-mails, verspreid over de dag (bijvoorbeeld om 0900 uur, 1300 uur en 1600 uur)
* Dag 10 en verder: maximaal 100 e-mails per sessie per 30 minuten
Zodra de volledige uitrol is afgerond, wordt de verzendlimiet van maximaal 100 e-mails stapsgewijs verhoogd.
Deze opbouw is nodig zodat uw eigen mailserver kan wennen aan de e-mails afkomstig van het nieuwe `mail.auralibrary.nl` verzenddomein.
🚫 Let op: Als u het opstartschema niet zorgvuldig volgt, kan uw eigen school- of bedrijfsmailserver onze verzendserver als verdacht aanmerken. Hierdoor kan uw domein op een blokkadelijst terechtkomen. In dat geval wordt het e-mailverkeer via onze externe SMTP-provider voor 28 dagen geblokkeerd en kunt u tijdelijk geen e-mails meer versturen.
✅ Als uw domein wel gewhitelist is door ICT, geldt deze beperking niet en kunt u elke 30 minuten steeds maximaal 100 e-mails versturen.
Neem bij twijfel contact op met uw ICT-afdeling of volg bovenstaand opbouwschema.
**⚠️ Einde belangrijke mededeling voor een veilige start met mail.auralibrary.nl**
Belangrijke aandachtspunten bij rappelleren
* Bij het 1e, 2e of 3e rappel worden maximaal 100 rappels per sessie klaargezet. Zijn er meer dan 100, dan kunt u in een volgende sessie de rest versturen.
* Vergeet niet om na elke sessie te kiezen voor Definitief bijwerken, anders blijven dezelfde 100 rappels telkens opnieuw verschijnen (dus ook als u niet klaar bent met een 1e, 2e of 3e rappel).
Selecteer klassen voor gerichte verzending
Het is aan te raden om (pre)rappels per klas te versturen, met een maximum van 100 adressen per batch. Wanneer de rappel onder de 100 blijft hoeft dit natuurlijk niet.
Let op: Als u géén klassen selecteert, worden standaard de eerste 100 adressen gekozen — steeds dezelfde.
Houd zelf bij goed bij welke klassen u al hebt aangeschreven om dubbele verzending te voorkomen (maak bijv. screenshots van de geselecteerde klassen).
|
Zorg ervoor dat u per sessie net onder de 100 e-mailadressen blijft. Zo voorkomt u dat er onbedoeld een rappel wordt overgeslagen bij het automatisch selecteren van de eerste 100 |
U kunt elke 30 minuten een nieuwe batch van maximaal 100 e-mails versturen, tenzij uw domein (nog) niet is gewhitelist. In dat geval moet u eerst het opbouwschema volgen zoals hierboven beschreven.
Vergeet niet:
Om na de wachttijd opnieuw de rappelfunctie te openen vanuit het hoofdmenu. Alleen dan wordt de knop “Verstuur de rappels per e-mail” weer aanklikbaar.
U hoeft dit scherm niet 30 minuten of langer open te laten staan, u kunt gewoon teruggaan naar het hoofdmenu (huisje) en doorwerken in Aura.