Rappelbrieven ontwerpen

Voordat u rappelbrieven kunt afdrukken, dient u eerst (eenmalig) de tekst van de rappelbrieven op te stellen. Deze functie werkt vergelijkbaar met de samenvoegfunctie in Word. De door u op te stellen rappelbrief is het hoofddocument. Aura zorgt bij elke rappelactie voor het bijbehorende gegevensbestand met de leners en titels die gerappelleerd moeten worden.

De tekst van de brief kunt u geheel zelf opstellen. De variabele gegevens in de brief, zoals naam- en adresgegevens van de lener en de titels van de te rappelleren materialen, kunt u kiezen uit een keuzelijst.

Stap 1: Een rapportontwerp maken        

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Rapport ontwerpen | Rappelbrieven
  2. Dupliceer het Standaard Rapportontwerp voor de rappelbrieven.
    Zie ‘Aura Standaard Rapportontwerp gebruiken’ als er geen standaardontwerp is
  3. Verander de naam van de kopie van het standaard rapportontwerp.
    Neem in de naam in ieder geval op of het om rappelbrief 1,2 of 3 gaat. Als u straks gaat rappelleren moet u natuurlijk wel de juiste bijbehorende brief kunnen selecteren. Bijvoorbeeld: Rappelbrief 1
  4. Klik op de knop Wijzig ontwerp.


U ziet nu  het standaardontwerp voor het afdrukken van de rappelbrief (zie figuur 15-1).

Stap 2: Het ontwerp wijzigen en opslaan        

  1. Klik op de tabkaart Voorbeeld voor een afdrukvoorbeeld van het standaard rapportontwerp.
    In dit afdrukvoorbeeld ziet u altijd dezelfde lener en titels staan, die horen bij het standaardrapport van de rappelbrief. Het is helaas niet mogelijk om hier titels te laten zien die uit uw eigen catalogus komen.
  2. Klik op de tabkaart Page1


Zie ‘Barcode-etiketten ontwerpen’ voor informatie over hoe u:

  1. de inhoud van een veld kunt wijzigen
  2. het logo van uw organisatie op de brief kunt plaatsen
  3. een extra veld kunt toevoegen
  4. het rapportontwerp kunt opslaan.


T  p 

Zie de eerste zes paragrafen van ‘Rapport ontwerpen Aura Catalogus’ voor een uitgebreide toelichting op de functies van de functie Aura Rapport Ontwerpen.


T  p 

In het standaardontwerp komen 2 grotere tekstblokken voor. Selecteer het veld,  kies links "Gedrag" en vink "Kan Groeien" aan. Daarmee wordt voorkomen dat een deel van de tekst wegvalt in de pdf.


T  p 
Klik op het tabblad Voorbeeld en controleer of de boete goed wordt opgeteld.

Klopt het niet? Dan is de formule voor de boete niet juist. Zie ‘Maximale boete’ voor meer informatie over de boete in de rappelbrieven.
Komt u er niet uit? Neem contact op met onze helpdesk.

Stap 3: Het ontwerp dupliceren voor brief 2 en 3        

Bent u helemaal tevreden met het ontwerp voor Rappelbrief 1? Dan kunt u nu eenvoudig de ontwerpen voor rappelbrief 2 en 3 maken:

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Rapport ontwerpen | Rappelbrieven
  2. Selecteer Rappelbrief 1
  3. Klik op de knop Dupliceren (in de voorlaatse kolom)
    Aura maakt nu een kopie van het ontwerp.Deze verschijnt automatisch in de tabel onder de naam Kopie van Rappelbrief 1
  4. Selecteer de Kopie en klik op de knop Wijzig naam
  5. Verander de naam in Rappelbrief 2
  6. Klik op de knop Opslaan
  7. U kunt nu de tekst van Rappelbrief 2 aanpassen.


Figuur 15-1: Het standaard ontwerp voor een rappelbrief in Aura.