Een document verwijderen


Als u een document wilt verwijderen:


  1. Kies Aura Catalogus | Documentbeheer | Verwijder
    U ziet de keuzelijst van de catalogus.
  2. Zoek de titel die u wilt verwijderen op en klik op de knop Selecteer.
    Aura laat de gegevens van de geselecteerde titel zien.
  3. Vul eventueel de reden van verwijderen in.
  4. Controleer het aantal exemplaren
    Als u niet alle exemplaren wilt verwijderen, klik dan op de knop Annuleren en kies vervolgens ‘Exemplaar verwijderen’ (zie volgende paragraaf).
  5. Klik op de knop OK als u alle exemplaren van deze titel wilt verwijderen


Als er nog één of meerdere exemplaren van het te verwijderen document zijn uitgeleend of gereserveerd dan kunt u het document niet verwijderen. De uitgeleende exemplaren moeten dan eerst worden ingenomen en/of de reservering moet worden geannuleerd.

Alle exemplaren van de verwijderde titel worden bijgeschreven in het bestand ‘Verwijderde documenten’, zie hieronder.

Tp 

Meerdere documenten/exemplaren tegelijkertijd verwijderen

Uit veiligheidsoverwegingen kunnen er door gebruikers geen grote aantallen documenten in één keer uit Aura Online verwijderd worden.

Wanneer u meerdere documenten tegelijkertijd wilt verwijderen kan hiervoor bij Bestandsbeheer – Keuzelijsten – Locatie  – Nieuw een extra locatie “Verwijderen” toegevoegd worden.

Vervolgens kunt u via uitgebreid zoeken de te verwijderen documenten opvragen en (de)selecteren en m.b.v. “Zoek en vervang” het veld locatie wijzigen in de nieuwe locatie “Verwijderen”. (Zie: Zoek en vervang )

Het kan zijn dat hier meerdere zoekopdrachten voor noodzakelijk zijn.

Wanneer alle te verwijderen documenten de locatie “Verwijderen” hebben stuurt u een e-mail met het verzoek om alle documenten met locatie “Verwijderen” definitief uit de catalogus te verwijderen.

Vermeld hierbij s.v.p. ook de URL van de Aura Online site ….Auralibrary.nl

De softwareontwikkelaar zal dit dan voor u uitvoeren.     

Dit valt binnen het servicecontract dus hier zijn geen kosten aan verbonden..

Verwijderde documentnummers

Verwijderde documentnummers worden in principe niet opnieuw gebruikt. Wilt u dit toch doen dan moet u de automatische documentnummering uitschakelen (zie ‘Voorkeursinstellingen Tabblad Algemeen’), een verwijderd nummer opnieuw gebruiken en daarna de automatische nummering weer inschakelen. Dit is vrij omslachtig en onnodig. Via Aura Catalogus | Raadplegen | Bestandsinformatie  kunt u altijd opvragen hoeveel documenten of exemplaren in de bibliotheek aanwezig zijn.

Verwijderde documentnummers opnieuw gebruiken

Als u ook gebruik maakt van de Aura UitleenAdministratie is het opnieuw gebruiken van verwijderde documentnummers zelfs af te raden. Dit in verband met het historisch uitleenbestand. In dit bestand worden alleen documentnummers, lenerscodes en diverse data vastgelegd. De bijbehorende titel- en lenergegevens worden in het document- resp. lenersbestand opgezocht. Dus als u een oud documentnummer opnieuw gebruikt dan wordt in het historisch bestand de nieuwe titel aan de oude uitleengegevens gekoppeld en is het net alsof de nieuwe titel jaren geleden al is uitgeleend.

De Statistiek per Categorie wordt gebaseerd op het Historisch bestand. Als u een nieuwe titel met een andere categorie onder een oud documentnummer opslaat, wordt de uitlening bij de verkeerde categorie geteld.


Tp

Lener Vermist 
Vermiste exemplaren kunt u ook (tijdelijk) uitlenen aan de fictieve lener Vermist (of Zoek, Kwijt etc.). De leners zien dan bij het raadplegen van de catalogus dat het exemplaar niet beschikbaar is (want uitgeleend) en u hoeft het boek niet opnieuw in te voeren als het toch nog opduikt. Zorg wel voor een retourdatum die bijvoorbeeld een half jaar in de toekomst ligt, ander komen de vermiste exemplaren steeds op uw rappeloverzichten. Of kies voor fictieve leners een aparte klas zodat via Uitleencriteria per klas per Materiaal de retourdatum verder weg komt te liggen