Mogelijkheden van Aura Online met meerdere vestigingen in één catalogus
Heeft uw organisatie/school meerdere vestigingen waar een mediatheek is gevestigd? Dan kunt ervoor kiezen om de catalogi van deze mediatheken samen te voegen tot één gezamenlijke catalogus.
Er zijn vele factoren die u in overweging kunt nemen bij de keuze tussen aparte catalogi (losse Aura Online sites) of één gezamenlijke catalogus. Is het voor uw bezoekers zinvol om online toegang te hebben tot een andere collectie: is de collectie wel geschikt/interessant voor uw bezoekers? Is de collectie beschikbaar, mag/kan er worden uitgeleend aan leners van een andere vestiging? De kosten voor het Aura Online abonnement spelen natuurlijk ook een rol. Omdat de abonnementskosten van Aura Online samenhangen met de omvang van de collectie, zijn de jaarlijkse kosten van een gezamenlijke Aura Online catalogus veelal iets lager dan van twee afzonderlijke catalogi. Soms is het verschil echter klein en hoeven de kosten dus niet doorslaggevend te zijn. U dient bovendien ook rekening te houden met kosten voor het samenvoegen van de catalogi.
U wilt natuurlijk ook weten of u beide collecties afzonderlijk kunt beheren. Hieronder vindt u een overzicht van wat er mogelijk is in Aura Online. Verderop in dit document vindt u tenslotte nog enkele praktische aandachtspunten en vragen bij het samenvoegen van twee collecties.
Wat kan wél in Aura Online met meerdere vestigingen in één catalogus?
Reserveren per vestiging
Als aan leners en boeken een vestiging gekoppeld is worden beide ook vermeld in de reserveringsmail en kan de mediathecaris het juiste boek op de juiste vestiging klaarzetten.
Uitlenen per vestiging
Bij inname van een boek dat van een andere vestiging is dan van gebruikersaccount met filter op andere vestiging, verschijnt een melding dat dit exemplaar van de andere vestiging is, zodat het apart gelegd kan worden.
Zoeken voor bezoekers
Bij ‘Uitgebreid zoeken’ kunnen bezoekers via zoeken op het veld Vestiging het zoekresultaat beperken tot titels van de eigen vestiging.
Catalogusbeheer
Barcode- en rugetiketten beheer kan per vestiging.
Rapporten kunnen per vestiging worden gemaakt, zodat elke vestiging zijn eigen barcode- en rugetiketten etc. kan maken.
Aanwinstenlijsten kunnen ook per vestiging worden samengesteld.
Uitleenbeheer
Rappelleren kan per vestiging.
Rapporten kunnen per vestiging worden gemaakt, zodat elke vestiging eigen rappelbrieven, lenerspassen etc. kan maken.
Inventariseren
Inventariseren kan per vestiging.
Aandachtspunten
Het is de bedoeling dat in Aura Online meerdere exemplaren van dezelfde titel onder één documentnummer worden opgeslagen. Het is dus niet de bedoeling dat wanneer een boek van een bepaalde titel op twee verschillende vestigingen voorkomt, twee aparte titels in de catalogus op te nemen. Dat betekent dus dat beide vestigingen gebruik maken van dezelfde titelbeschrijving, met dezelfde titel, auteur, categorie, genre, landcode, SISO-code, materiaalsoort, niveautrefwoorden, niveau en samenvatting. Alleen de exemplaargegevens kunnen per vestiging verschillend worden ingevuld.
Alle beheerders die toegang hebben tot het uitleenbeheer kunnen uitlenen aan alle leners van alle vestigingen en kunnen materialen uitlenen van alle vestigingen. Er is geen restrictie op alleen materiaal of leners van de eigen vestiging. Hetzelfde geldt voor innemen, verlengen en reserveren. Aura Online bevat geen functie waarmee u kunt vastleggen of het reserveren van materialen voor alleen leners van een andere vestiging, al dan niet is toegestaan. Dit is wel mogelijk wanneer u verschillende Aura Online sites gebruikt.
Alle voorkeursinstellingen zijn voor alle vestigingen gelijk. Dus ook de uitleen- en rappelcriteria.
De volgende criteria zijn voor alle vestigingen gelijk:
- Uitleentermijn
- Verlengtermijn
- Maximum aantal boeken dat mag worden geleend
- Maximum aantal keren dat mag worden verlengd
- Uitleencriteria per materiaalsoort
- Uitleencriteria per categorie
- Uitleencriteria per klas
- Hoogte van de boete
- Uiterste inleverdatum
- Uiterste inleverdatum per klas
- Vakantietabel
- Openingsdagen
- Wel/niet werken met boete
- Minimale en maximale boete per item
Alle rappelcriteria zijn ook gelijk voor alle vestigingen:
- Rappeltermijnen (hoeveel dagen wachten totdat volgende brief wordt verstuurd)
- Lener automatisch op attentielijst na rappelleren
- Kosten voor rappelleren
Let op! Het overzicht van totaal ontvangen boete kan niet per vestiging worden opgevraagd. U kunt uit het historisch bestand een overzicht opvragen van alle ontvangen boete in een bepaalde periode. Dit kan ook per vestiging worden opgevraagd. Echter, het kan gebeuren dat een boek op vestiging X wordt ingeleverd terwijl het in vestiging Y thuis hoort. Op vestiging X wordt dan ook de boete betaald. In het historisch bestand wordt de boete echter op vestiging Y bijgeschreven. Een kascontrole per vestiging is daarom niet mogelijk. Wilt u deze opties wel dan kunt u aparte sites afnemen waardoor dit wel mogelijk is. Zie hieronder voor meer informatie.
De volgende zaken zijn alleen mogelijk als u een Aura Online sites heeft:
• Losse Homepage van Aura Online. De informatie per Homepage is dan vestiging uniek. Dus bijvoorbeeld de aanwinsten top 3 en de recensie top 3 zijn dan per vestiging(site).
• Recensies die door bezoekers aan de titels worden gekoppeld zijn voor iedereen te lezen. Deze zijn dan alleen van de eigen vestiging te zien.
• De lijst met favoriete websites is per Aura Online site apart in te stellen.
• De voorkeursinstellingen gelden voor uw eigen site. Dus u kunt per Aura Online site aangeven of leners wel of niet mogen reserveren, verlengen, recensies schrijven etc. Ook kunt u per Aura Online site verschillende uitleencriteria instellen. Tevens voorkomt u dat dat er tussen vestigingen wordt geleend als dit niet de bedoeling is.
• Catalogusbeheer is van toepassing per Aura Online site. (beheerders met toegang tot catalogusbeheer kunnen titelgegevens wijzigen, verwijderen en toevoegen in het catalogusbestand. Deze rechten hebben ze dan niet voor de Aura Online sites van andere vestigingen).
• U kunt per Aura Online site gebruik maken van gestandaardiseerde keuzelijsten voor auteurs, categorieën, materiaalsoorten, genres, landcodes, SISO-codes, niveaus, uitgevers, serie-titels, vestigingen, locaties en trefwoorden.
Heeft u vragen over het samenvoegen van twee collecties of wilt u de laatste stand van zaken horen over de mogelijkheden in Aura Online? Neem dan even contact met ons op.
Vragen die wij stellen bij het samenvoegen van twee catalogi:
Aura Catalogus
Zijn de documentnummers uniek?
Zo niet, dan moeten de dubbele documentnummers worden omgenummerd (dit gebeurt automatisch tijdens de conversie). U ontvangt van ons een lijst met de omgenummerde documenten.
Zijn de barcodes uniek?
Zo niet, dan moeten de dubbele barcodes worden omgenummerd (dit gebeurt automatisch tijdens de conversie).
Voor de nieuwe barcodes moeten nieuwe barcode-etiketten worden afgedrukt en geplakt. U ontvangt van ons een lijst met de omgenummerde barcodes.
Trefwoordgebruik
Zijn voor dezelfde begrippen dezelfde termen gebruikt? Bijvoorbeeld in de ene collectie is het trefwoord ‘Jongeren’ gebruikt in de andere collectie ‘Jeugd’. Denk ook aan de spelling van woorden (c of k, tussen n), enkel- en meervoud (huisdier of huisdieren)
Zo niet, dan moet dat later handmatig worden aangepast (bijvoorbeeld met zie-verwijzingen).
Gebruik van velden
Bijvoorbeeld: is het veld Niveau ook voor de niveau-aanduiding gebruikt of voor een heel ander gegeven? Ga dit na voor alle velden, voor beide collecties.
Manier van invullen van de velden
Bijvoorbeeld: is het veld auteur eenduidig en consequent ingevuld? (Jansen, J.P. of Jan Jansen?) Ga dit na voor alle velden, voor beide collecties.
Denk ook aan andere materialen (video’s, DVD’s, naslagwerken) of verschillende categorieën: zijn deze op een andere wijze ingevuld dan de boeken?
Oftewel zijn de velden hier verschillend gebruikt?
Andere aandachtspunten:
Moet in het veld ‘vestiging’ de oorspronkelijk herkomst van het exemplaar worden vermeld?
Zijn er veel dezelfde titels in beide bestanden?
Zo ja dan moeten twee dezelfde titels worden samengevoegd tot 1 titel met 2 exemplaren. Maar…
- Wanneer zijn twee titels identiek?
Een (kleine) type-fout of zelfs een spatie meer of minder betekent dat wij de titel in de conversie niet meer herkennen als dezelfde titel.
- Welke criteria gebruiken we om te bepalen of twee titels identiek zijn? Alleen titel identiek of titel én auteur identiek of nog anders?
- Als twee titels identiek zijn, van welk catalogusbestand moeten dan de titelbeschrijving, samenvatting en trefwoorden worden overgenomen?
- Zijn er gekoppelde bestanden (foto’s, Word-documenten, PDF’s etc.): zo ja blijft de link (pad-naam) naar het bestand hetzelfde?
- Moeten alle identieke titels wel worden samengevoegd?
- Moet de favorietenlijst websites ook worden samengevoegd?
Heeft u vragen hierover neem dan gerust contact op met ons op.