Een CSV-exportbestand inlezen in Aura Online

U kunt een of meerdere bestanden met lenersgegevens importeren in Aura Online, net zo vaak als u wilt.

Het exportbestand

Het exportbestand moet een zogenaamd delimited tekstbestand zijn. Hierin zijn de velden gescheiden door een scheidingsteken, meestal een puntkomma. Bijvoorbeeld:

Lenerscode;Voornaam;Tussenvoegsel;Achternaam
00001;Astrid;van;Bercken
00002;John;;Vermeer

Het csv-bestand moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Als delimiter mag een komma , een puntkomma ; of een vertikaal streepje | worden gekozen.

• Op de eerste regel van het bestand moeten de veldnamen staan. Die mag u zelf kiezen en de volgorde maakt niet uit. Bijvoorbeeld:
Stamnummer;Achternaam;Tussenvgsl;Voornm;Adres;Postcode;Plaats;E-mailadres

Deze eerste regel is noodzakelijk voor het maken van een layoutdefinitie.


Heeft u een Excel-bestand?
Open het bestand dan in het Excel en sla het op als csv-bestand (gescheiden door lijstscheidingstekens) (*.csv)..

De layoutdefinitie voor het inlezen / importeren van een CSV-bestand

In de layoutdefinitie geeft u aan welke velden van uw csv-bestand overeenkomen met de velden van de lenergegevens in Aura Online. Deze moet eerst worden gemaakt, daarna kunt u de lenergegevens inlezen.

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Bestandsbeheer | Lenersgegevens importeren | Layoutdefinitie maken
  2. Klik op de knop Upload een nieuw csv-exportbestand en selecteer het csv-bestand
  3. Klik op de knop Upload
  4. De gegevens van uw exportbestand worden getoond in een tabel met genummerde kolommen (zie onderstaande figuur).
  5. Vul de naam/omschrijving van de Layoutdefinitie in.


  1. Klik op de knop Maak layoutdefinitie
    Aura toont nu alle veldnamen van het lenersbestand van Aura Online.
  2. Vul in de tweede kolom het corresponderende kolomnummer in uit de tabel van het exportbestand. Zie onderstaand voorbeeld.
  3. Verplaats eventueel het pop-up scherm om de volledige onderliggende tabel te kunnen zien. 

  1. Klik op de knop Deze layoutdefinitie opslaan
  2. U kunt verschillende layoutdefinities maken, indien u meerdere exportbestanden wilt inlezen die niet allemaal dezelfde structuur hebben. Bijvoorbeeld één voor de leerlingen en één voor de docenten. Bij het inlezen kunt u voor elk bestand de bijbehorende layoutdefinitie kiezen.

 

Tp

Wilt u een tweede e-mailadres inlezen dan kan dat ook via een csv-bestand wanneer het tweede e-mailadres als extra kolom toegevoegd is. In bovenstaande voorbeeld zou in kolom 8 het tweede e-mailadres kunnen staan en in de lay-out definitie opgenomen kunnen worden; zie pijl.

Het gebruik van een samengesteld e-mailadres is ook mogelijk: als bij tweede e-mailadres vader@mail.nl;moeder@mail.nl in een kolom voor het tweede e-mailadres opgenomen is zal een mail naar beide e-mailadressen gestuurd worden, wanneer de keuze daarvoor aangevinkt wordt.


Een CSV-bestand importeren / inlezen in Aura Online

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Bestandsbeheer | Lenersgegevens importeren | CSV-bestand inlezen 
  2. Aura toont een tabel met het laatst geüploade exportbestand.
  3. Controleer of dit het juiste bestand is
  4. Kies de gewenste Layoutdefinitie voor het inlezen van het exportbestand.
  5. Klik op de knop Voorbeeld
  6. Aura laat zien hoe de gegevensvelden in Aura Online worden ingevuld met de gegevens uit het csv-bestand.
  7. Controleer of de lenersgegevens op de juiste manier worden ingelezen. Controleer alle velden en controleer meerdere personen (door op de knop Volgende te klikken).
  8. Let op dat u bij het uiteindelijke importeren de optie m.b.t. eventuele voorloopnullen/-spaties/-karakters correct kiest! Als de lenerscode in het lenersbestand geen voorloopnullen bevat (bijvoorbeeld 123456) maar u leest een bestand in met voorloopnullen (bijvoorbeeld 00123456), dan worden de leerlinggegevens dubbel in het lenersbestand ingelezen!
  9. Vul bij Vestiging de vestiging van de leners in (optioneel). Dit wordt bij alle leners uit het exportbestand ingevuld. Mocht u in de layoutdefinitie al een Vestiging hebben opgegeven dan wordt de Vestiging uit het Exportbestand ingevuld. 
  10. Opmerking altijd overschrijven: als u dit aanvinkt wordt bij de bestaande leners het veld Opmerking overschreven met de inhoud van het veld Opmerking in het inleesbestand (als in het inleesbestand niets is ingevuld bij Opmerking dan wordt dit ook overgenomen).
  11. Lenerspas altijd overschrijven: als u dit aanvinkt wordt bij de bestaande leners het veld Lenerspas overschreven met de inhoud van het veld Lenerspas in het inleesbestand (als in het inleesbestand niets is ingevuld bij Lenerspas dan blijft het veld Lenerspas ongewijzigd).
  12. Dit bestand gebruiken om Mijn AuraSpace accounts aan te maken: 
    Activeer deze optie ALLEEN als u een bestand met lenerscodes en wachtwoorden gaat uploaden voor het aanmaken van Mijn AuraSpace accounts.
    Zie Mijn AuraSpace accounts automatisch aanmaken voor meer informatie.
  13. Klik op de knop Importeren


Met de knop Maak een lijst van de leners die wel in het lenersbestand staan maar niet in het importbestand kunt u precies die lijst maken. Dit zullen leners zijn die inmiddels niet meer op school zitten of leners die inmiddels niet meer voor uw organisatie werken.

Deze leners kunt u verwijderen uit Aura Online vanuit deze lijst, zie optie A in paragraaf Leners verwijderen.